1 Inhalt

2 Ziel des Konzepts

3 Capreos Center

3.1 Mandanten

3.2 Rechtegruppen (nur für Supermandanten)

3.3 Benutzer

3.3.1 Benutzer (in Mandanten unterster Ebene)

3.3.2 Benutzer in Mandanten

3.3.3 Geräte

3.4 Stammdaten

3.5 Checklisten-Definition

3.6 Gefährdungen

3.7 Checklisten (Protokolle)

4 Capreos Apps

4.1 Mandanten

4.2 Stammdaten

4.2.1 Mandant-Stammdaten

4.2.2 Alle Stammdaten außer Mandant-Stammdaten

4.2.3 Zusatz zu Standardbilder

4.3 Gefährdungen Details

4.3.1 Gefährdung

4.3.2 Gefährdungsfoto

4.3.3 Dokumente

4.3.4 Notizen

4.4 Checklisten

4.5 Checklisten-Berichte und sonstige Berichte

5. Übersichtstabellen

5.1 In Capreos Center löschbare Datensätze

5.2 Auf mobilen Endgeräten löschbare Datensätze

Dieses Konzept beschreibt, was mit gelöschten Datensätzen geschehen soll bzw. was das Löschen der jeweiligen Datensätze bewirkt. Grundsätzlich werden sämtliche Datensätze nicht sofort gelöscht, sondern in der Datenbank in einem eigens dafür angelegten Feld auf „Gelöscht“ gesetzt, um Vorgänge im Fall von unerwünschten Ereignissen nachvollziehen und Datensätze gegebenenfalls wiederherstellen zu können. Dies trifft auf Capreos Center und die Capreos Apps gleichermaßen zu.

Auf ausdrücklichem Wunsch können Datensätze von den Mitarbeitern der „your eConsultants GmbH“ aus der Datenbank endgültig entfernt werden.

Derzeit ist es nicht möglich, Mandanten in Capreos Center zu entfernen.

Wird eine Rechtegruppe in Capreos Center entfernt, wird sie in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt und ist somit nicht mehr verfügbar. Sämtliche Verknüpfungen werden entfernt. Alle Benutzer, die dieser Rechtegruppe zugeordnet waren, sind dann keiner Gruppe mehr zugeordnet und können sich daher nicht mehr anmelden.

Auf mobilen Endgeräten wirken sich die fehlenden Rechte wie folgt aus: wird einem Benutzer die Zuordnung zur Rechtegruppe entfernt während er an einem Gerät angemeldet ist, werden die Änderungen erst nach dem nächsten Synchronisieren schlagend. Hinzufügen von Mandanten mit diesem Benutzer und Wechsel zu einem Mandanten mit diesem Benutzer ist nicht möglich, da hierbei die Rechte abgefragt werden.

In der Benutzerverwaltung können Benutzer entfernt werden. Benutzer, die gelöscht werden, werden in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt.

Wenn ein Mandant der untersten Ebene einen Benutzer löscht, hat dies nur Auswirkungen auf den Mandanten selbst. Nach dem Entfernen ist auf mobilen Endgeräten ein Anmelden, Hinzufügen des Mandanten mit diesem Benutzer sowie ein Wechsel zu dem Mandanten mit diesem Benutzer nicht mehr möglich. Alle anderen Funktionen bleiben bis zum nächsten Synchronisieren erhalten.

In Capreos Center ist sofort nach dem Entfernen kein Login mehr mit diesem Benutzer möglich.

Grundsätzlich sind die Auswirkungen nach dem Löschen eines Benutzers in der Ebene eines Mandanten mit untergeordneten Mandanten die gleichen wie bei Mandanten der untersten Ebene. Der Unterschied ist, dass der Benutzer nicht nur in der eigenen Ebene sondern auch in allen darunterliegenden Ebenen, entfernt wird.

Pro Benutzer können standardmäßig 2 Geräte parallel verwendet werden. Von Benutzern verwendete Geräte sind im jeweiligen Benutzer aufgelistet und können dort entfernt werden. Bei Entfernen wird das jeweilige Gerät in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt und wird somit nicht mehr aufgelistet. Meldet sich ein Benutzer mit demselben Gerät erneut an, ist dies möglich sofern die Anzahl von 2 Geräten nicht überschritten ist. Das Gerät wird dann allerdings als neues Gerät registriert und bekommt eine neue ID.

Von Mandanten höherer Ebenen vererbte Stammdaten können in untergeordneten Mandanten nicht entfernt werden. Wird ein Stammdateneintrag in Capreos Center entfernt, wird dieser in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. In allen untergeordneten Mandanten, welche diesen Eintrag geerbt haben, wird dieser ebenfalls entfernt. Auf allen mobilen Endgeräten, welche den Mandanten bzw. dessen untergeordnete Mandaten verwenden, wird der Eintrag nach der nächsten Synchronisation entfernt.

Um ein unbeabsichtigtes Löschen zu verhindern, wird mithilfe einer Dialogbox gefragt, ob der Eintrag tatsächlich entfernt werden soll. Dort ist das Wort „Löschen“ bzw. „Delete“ einzutippen und anschließend mit einem Button zu bestätigen.

War ein gelöschter Stammdaten-Eintrag in Verwendung, werden sämtliche Verknüpfungen zu diesem Eintrag ebenso entfernt. Wird z.B. ein Arbeitsplatz gelöscht, haben nach dem Entfernen sämtliche Gefährdungen, die diesen Arbeitsplatz zugeordnet hatten, keinen Arbeitsplatz mehr zugeordnet.

Werden Definitionen für Checklisten in Capreos Center entfernt, werden diese in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. Daher werden diese Definitionen (Checklistenart, Checklistenkategorien, Checklistenpunkte) in Capreos Center entfernt sowie auf allen mobilen Endgeräten, auf denen dies Definitionen vorhanden sind.

In bereits bestehenden Checklisten-Protokollen bleiben die gelöschten Definitionen erhalten. In den Apps bleiben die gelöschten Definitionen in bereits ausgefüllten Checklisten erhalten. Wird eine neue Checkliste angelegt, stehen die zuvor gelöschten Definitionen nicht mehr zur Verfügung.

Wird eine Gefährdung in Capreos Center entfernt, wird diese in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. Daher wird diese Gefährdung im Center sowie auf allen Geräten, welche die Gefährdung haben, nach der nächsten Synchronisation entfernt.

Wird eine auf einem mobilen Gerät ausgefüllte Checkliste in Capreos Center hochgeladen, ist diese nicht mehr bearbeitbar, sondern lediglich als Protokoll verfügbar. Wird ein solches Protokoll in Capreos Center entfernt, wird diese in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. Checklisten sind nur in Mandanten der untersten Ebene verfügbar und genau einem Mandanten zugehörig. Das Entfernen einer Checkliste hat somit keine Auswirkungen auf andere Mandanten.

„your eConsultants GmbH“ bietet die Capreos App für die Plattformen Android und iOS an. Für beide Plattformen gilt das gleiche Löschkonzept.

Auf mobilen Endgeräten hinzugefügte Mandanten können in der Mandantenauswahl vom Gerät entfernt werden.

Ein entfernter Mandant wird tatsächlich vom Gerät gelöscht, nicht nur auf „Gelöscht“ gesetzt.

Wird ein Mandant entfernt, werden alle ihm zugehörigen Daten vom Gerät entfernt:

• Stammdaten (Mandant-Stammdaten, Arbeitsplatz, Gefahrenkategorie, Vorschläge, TOP, Priorität, Zuständige, Standardbilder
• Gefährdungen
• Dokumente
• Notizen
• Checklisten-Definitionen
• Checklisten (ausgefüllt)

Der Mandant und die zugehörigen Daten werden nur vom Gerät entfernt, im Center bleibt der Mandant zur Gänze erhalten.

Einem Mandanten untergeordnete Mandanten werden nicht mit entfernt. Diese bleiben am Gerät.

Zu Stammdaten zählen alle Daten, die im Center bzw. auch in den Apps vorher gepflegt werden, um sie z.B. in Auswahllisten verwenden zu können:

• Mandant-Stammdaten
• Arbeitsplatz
• Gefahrenkategorie
• Vorschläge
• TOP
• Priorität
• Zuständige
• Standardbilder

Mandant-Stammdaten können nicht vom Gerät gelöscht werden. Mandant-Stammdaten werden nur vom Gerät gelöscht, wenn der Mandant entfernt wird. Im Center bleiben diese Daten erhalten.

Stammdaten können einzeln aus der Liste gelöscht werden. Wird ein Eintrag zum Löschen ausgewählt, wird geprüft, ob der Eintrag in Verwendung ist. Ist der jeweilige Eintrag in Verwendung, muss in einem Dialogfeld erst „Löschen“ bzw. „Delete“ eingetippt und anschließend bestätigt werden. So wird ein unbeabsichtigtes löschen verhindert.

Wird ein Stammdaten-Eintrag am Gerät entfernt, wird dieser in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. Daher wird dieser Eintrag im Center sowie auf allen Geräten, auf denen der Eintrag vorhanden ist, nach der nächsten Synchronisation entfernt. In den untergeordneten Mandanten wird der Eintrag ebenfalls entfernt.

War ein gelöschter Stammdaten-Eintrag in Verwendung, werden sämtliche Verknüpfungen zu diesem Eintrag ebenso entfernt. Wird z.B. ein Arbeitsplatz gelöscht, haben nach dem Entfernen sämtliche Gefährdungen, die diesen Arbeitsplatz zugeordnet hatten, keinen Arbeitsplatz mehr zugeordnet.

Von Mandanten höherer Ebenen vererbte Stammdaten können in untergeordneten Mandanten nicht vom Gerät entfernt werden.

Standardbilder können nur auf mobilen Endgeräten hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. In Capreos Center ist dies nicht möglich. Wird ein Standardbild gelöscht, bleibt ein solches in bereits erfassten Gefährdungen, Dokumenten und Berichten auf allen Geräten erhalten.

Wird eine Gefährdung auf einem mobilen Endgerät entfernt, wird diese in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. Daher wird diese Gefährdung im Center sowie auf allen Geräten, welche die Gefährdung haben, nach der nächsten Synchronisation entfernt.

Das Foto einer Gefährdung kann nicht gelöscht werden, da in einer Gefährdung ein Foto erforderlich ist. Wird ein anderes Foto ausgewählt, wird das bisherige Foto ersetzt, das neu ausgewählte Foto erhält den selben Dateinamen. Wird eine Gefährdung gelöscht, wird auch das zugehörige Bild gelöscht.

Dokumente zu einer Gefährdung können derzeit auf Endgeräten nicht gelöscht werden. Wird eine Gefährdung gelöscht, werden auch die zugehörigen Dokumente gelöscht.

Notizen können einzeln aus der Liste gelöscht werden. Wird eine Notiz auf einem mobilen Endgerät entfernt, wird diese in der Datenbank auf „Gelöscht“ gesetzt. Daher wird die Notiz im Center sowie auf allen Geräten nach der nächsten Synchronisation. entfernt, welche die selbe Gefährdung haben, zu der die Notiz gehört

Ausgefüllte Checklisten werden auf dem Gerät, auf dem sie ausgefüllt werden, gespeichert und können nur als Bericht ins Capreos Center hochgeladen werden. Wird eine ausgefüllte Checkliste gelöscht, wird sie nur auf diesem Gerät gelöscht. Bereits hochgeladene Checklisten-Berichte (Protokolle) bleiben im Center erhalten und können nur dort gelöscht werden.

Definitionen für Checklisten können am Gerät derzeit nicht bearbeitet oder entfernt werden.

Hochgeladene Checklisten-Berichte können nicht durch die App entfernt werden. Dies ist nur in Capreos Center möglich. Alle anderen Berichte (Maßnahmenblatt, Maßnahmenbericht) werden nicht in Capreos Center hochgeladen. Alle Berichte können nach dem Erstellvorgang per Mail versendet, in anderen Apps geteilt oder beliebig am Gerät gespeichert werden und sind nicht mehr im Einflussbereich der Apps oder des Centers.